Содержание базы знаний
Содержание страницы
Импорт расходов из Excel
Шаблон файла, заполнение операций, проверка ошибок и загрузка расходов в проект.
Импорт добавляет расходы из XLSX или XLS в выбранный проект. В одном файле — до 500 операций, размер — до 5 МБ. Нужны доступ к разделу «Расходы» и право вносить операции; лимит суммы проверяется для каждой строки.
Скачать и заполнить шаблон
Откройте «Расходы» → «Импорт» → «Скачать шаблон с примером».
В файле три листа:
- «Расходы» — сюда добавляйте операции, по одной на строку.
- «Пример заполнения» — образец, его строки не импортируются.
- «Справочники» — доступные категории и счета выбранного проекта.
Сохраните названия всех десяти колонок, даже если часть ячеек оставляете пустыми. Для дат используйте формат ДД.ММ.ГГГГ или ГГГГ-ММ-ДД. Не оставляйте пустые строки между операциями.
| Колонка | Как заполнить |
|---|---|
| Дата начисления | Обязательная дата, к которой относится расход |
| Категория | Обязательное название из «Справочников» |
| Получатель / описание | Обязательное описание расхода, до 300 символов |
| Сумма | Положительное число, без минуса; копейки можно отделить запятой или точкой |
| Валюта | Код валюты, например RUB, USD, EUR или BYN. Пусто — рубли |
| Курс к рублю | Положительный собственный курс для валютного расхода; его может задавать владелец или управляющий расходами |
| Оплатить до | Необязательный срок, не раньше даты начисления |
| Счёт | Название из «Справочников». Пусто — «Без счёта», даже если в проекте назначен счёт по умолчанию |
| Дата оплаты | Только при выключенном согласовании и наличии права оплаты с достаточным лимитом |
| Товары | Необязательные идентификаторы через точку с запятой: артикулы WB, SKU Ozon или общие артикулы — в зависимости от проекта |
Настройте категории и счета в сервисе заранее: заполнение листа «Справочники» их не создаёт. Скачайте новый шаблон после изменения справочников проекта.
Товары должны принадлежать этому проекту и быть доступны для выбора. Для одной операции можно указать до 500 товаров без повторов; сумма разделится между ними поровну. В общем проекте используются артикулы активных общих товаров.
Чеки, регулярные платежи и распределение по кабинетам через этот шаблон не загружаются. Для этих действий используйте форму внесения расхода.
Проверить файл
Нажмите «Выбрать файл». Проверка запустится автоматически и покажет количество строк, операций к импорту, отправляемых на согласование и ошибок.
Если есть хотя бы одна ошибка, весь файл не импортируется, а «К импорту» показывает 0. Исправьте файл, сохраните и выберите его заново.
Частые причины: нет категории или счёта, товар не найден в проекте, отсутствует курс, превышен личный лимит либо дата оплаты заполнена при включённом согласовании. Если у нескольких счетов одинаковое название, импорт не сможет выбрать нужный.
Импортировать расходы
Когда ошибок нет, проверьте число «К импорту» и нажмите «Импортировать». Предварительная проверка сама по себе расходы не создаёт.
После успешной загрузки появится сообщение «Импортировано операций» с количеством, окно закроется, а таблица обновится. Расходы попадут на согласование или к оплате по текущим настройкам проекта. При заполненной допустимой дате оплаты — сразу в оплаченные.
Для оплаченных строк с выбранным счётом спишется рублёвая сумма. Остатка должно хватить на все такие строки файла. Проверка перед записью выполняется повторно: если данные изменились или денег недостаточно, импорт целиком отменится, без частично загруженных операций.